Privacy Beleid Flexwise B.V.

Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacybeleid. Dit privacybeleid verschaft informatie over de gegevens die we verwerken van onze kandidaten, medewerkers, zakelijke relaties en bezoekers van onze website. Flexwise gaat zorgvuldig om met je gegevens en zorgt ervoor dat elke verwerking van je gegevens voldoet aan eisen conform de privacywet AVG/GDPR. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 mei 2018.

De functionaris gegevensbescherming bij Flexwise B.V. is Joost Molenaar, te bereiken op het telefoonnummer 079-3020013 of mailadres joost.molenaar@flexwise.nl

Algemeen

  • Flexwise B.V., gevestigd aan de Boerhaavelaan 40 te Zoetermeer, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.
  • Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij rekening met het volgende:
    • wij vermelden duidelijk met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken, wat wij omschrijven in deze privacyverklaring;
    • de verzameling van persoonsgegevens beperkt zich tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
    • wij vragen u om uitdrukkelijke toestemming uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarvoor uw toestemming vereist is;
    • wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en eisen dat ook van partijen die, in opdracht van ons, jouw persoonsgegevens verwerken middels een verwerkersovereenkomst;
    • wij respecteren uw recht om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage aan te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website of u een email stuurt met daarin uw persoonlijke gegevens met als doel gebruik te maken van onze dienstverlening.

We kunnen ook gegevens van u verzamelen indien u deze heeft geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou zijn in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen wij contact met u zoeken om te bespreken of er een wens is van onze dienstverlening gebruikt te maken met inachtneming van dit privacybeleid. Heeft u geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van u verwerken om uw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt. Hieronder vallen, onder andere, de volgende persoonsgegevens:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit
  • Emailadres
  • Telefoonnummer
  • Woonplaats
  • Postcode
  • CV (met daarop zelf gekozen persoonsgegevens)

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder detachering, werving&selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement. Indien er een arbeidsrelatie wordt aangegaan worden de persoonsgegevens uit het voorgaande punt uitgebreid met, onder andere, uw BSN, bankrekeninggegevens en ID-bewijs. Meer specifiek worden uw persoonsgegevens verwerkt om:

  • u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt voornamelijk door onze medewerkers en deels geautomatiseerd;
  • uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk danwel een opdracht;
  • een arbeidsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
  • een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
  • voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen;
  • voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
  • kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
  • subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen;
  • als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, abeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

Flexwise B.V. kan uw persoonsgegevens delen met haar opdrachtgevers, gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren (zoals pensioenuitvoerder en leasemaatschappij), overheidsinstanties, andere zakelijke relaties en in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel. Hierbij worden te allen tijde enkel relevante persoonsgegevens gedeeld. Flexwise B.V. heeft maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat deze gegevens adequaat worden beschermd, zoals door het aangaan van verwerkersovereenkomsten.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Het bewaren van persoonsgegevens doen wij niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij deze gegevens hebben verkregen (hiervoor gelden ook enkele wettelijke bewaartermijnen). Daarnaast hanteren wij enkele bewaartermijnen, omdat deze vallen onder de fiscale bewaarplicht, zoals het bewaren van identiteitsbewijs tot 5 jaar na uitdiensttreding en salaris- en arbeidsvoorwaardenafspraken tot 7 jaar na uitdiensttreding.

Voor sollicitaties, CV’s en motivatiebrieven geldt het volgende:

Gedurende 1 jaar na de laatste sollicitatie worden deze gegevens bewaard. Passende bij onze bedrijfsactiviteiten kunnen wij u binnen dit jaar benaderen voor passende functies. Hierdoor kunnen wij, indien u binnen dit jaar opnieuw solliciteert, uw gegevens gemakkelijk opvragen en details uit het vorige contact erop naslaan.

Recht op inzage, wijzigen of verwijderen gegevens

U hebt te allen tijde het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken en aan wie deze persoonsgegevens zijn verstrekt. Deze gegevens kunnen ook worden opgevraagd en worden dan in een gangbaar formaat verstrekt aan de betrokkene.

Indien persoonsgegevens niet correct zijn dient u dit bij ons aan te geven en dan wordt dit gerectificeerd. Als laatste zijn wij verplicht uw persoonsgegevens te wissen in de volgende gevallen:

  • indien u de toestemming de persoonsgegevens te verwerken intrekt (hiervoor kunt u een email sturen naar intrekkentoestemming@flexwise.nl)
  • indien u bezwaar maakt tegen de verwerking
  • indien de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verkregen
  • indien wij wettelijk verplicht zijn de gegevens na een bepaalde tijd te wissen

Het wissen van de gegevens is niet mogelijk indien u een arbeidsovereenkomst met Flexwise B.V. bent aangegaan en deze overeenkomst nog actief is of als de bewaartermijn na einde dienstverband nog niet is verstreken.

Beveiligingsbeleid

Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Hiervoor zijn o.a. de volgende maatregelen genomen:

  • Er wordt gebruikt gemaakt van beveiligde verbindingen (TLS), waarmee alle gevoelige  informatie die tussen personen en de website worden uitgewisseld wordt afgeschermd;
  • Alle persoonsgegevens zijn opgeslagen op lokale servers, welke beschermd zijn achter een goede en moderne firewall;
  • Netwerken zijn gesegmenteerd om de veiligheid te waarborgen;
  • Er is hypermoderne software op het lokale netwerk geïnstalleerd, wat afwijkend gedrag detecteert en elimineert, zodat dit optimaal is beveiligd;
  • Toegang tot persoonsgegevens in diverse systemen wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord;
  • Door middel van het toekennen van rechten per medewerker zijn de bestanden met persoonsgegevens op de lokale schijf beschermd tegen misbruik.

Beleid datalekken

Een datalek is iedere inbreuk op de beveiliging, waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan of ongeoorloofd zijn gewijzigd, verstrekt of ingezien. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door diefstal van een laptop met persoonsgegevens of het verzenden van gegevens naar een foutief mailadres. Flexwise onderneemt de volgende stappen bij een datalek:

  • Registreren van de gebeurtenis, wanneer dit plaatsvond, wat er is gebeurd met de gegevens, van wie gegevens zijn gelekt en om welke soort gegevens dit gaat;
  • In kaart brengen wat de risico’s zijn naar aanleiding van dit datalek;
  • Registreren van de ondernomen acties om de schade te beperken;
  • Maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat een dergelijk lek niet nogmaals voorkomt;
  • Indien nodig (bijvoorbeeld bij het risico op identiteitsfraude) wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek verzoeken wij u dit direct te melden aan de functionaris gegevensbescherming.

Indien dit privacybeleid niet juist wordt nageleefd (of onjuistheden bevat) heeft u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.